Saatekirje on olennainen osa monia työnhaun ja liiketoiminnan dokumentteja. Se on asiakirja, joka lähetetään yhdessä esimerkiksi ansioluettelon tai tarjouksen kanssa, ja se toimii käytännössä henkilökohtaisena viestinä vastaanottajalle. Mutta mikä oikeastaan on saatekirje ja miten se toimii käytännössä? Tämä artikkeli selvittää, mitä saatekirje tarkoittaa, miksi se on tärkeä ja mitä siihen kannattaa sisällyttää. Jos sinua kiinnostaa, mikä on saatekirje, jatka lukemista saadaksesi tietoa sen käytännön soveltamisesta.
Saatekirjeen määritelmä
Saatekirje on yksityiskohtainen asiakirja tai viesti, joka liitetään pääasiakirjaan, kuten ansioluetteloon tai tarjoukseen. Tätä ei tule sekoittaa esimerkiksi työhakemukseen.
Se on henkilökohtainen viesti, jolla on tärkeä rooli asiakkaan, työnantajan tai muun tahon näkemyksen muokkaamisessa.
Miksi saatekirje on tärkeä
Saatekirjeen merkitys on usein aliarvostettu. Sen avulla voit kuitenkin osoittaa olevasi motivoitunut, tarkkaavainen ja kykenevä välittämään ajatuksesi selkeästi ja ammattimaisesti.
Saatekirje tarjoaa mahdollisuuden täsmentää ja korostaa kanssasi lähetettävän pääasiakirjan tärkeitä kohtia, jotka voivat tehdä positiivisen vaikutuksen vastaanottajaan.
Saatekirjeen perusrakenne
Saatekirjeen rakenne voi vaihdella, mutta se sisältää yleensä seuraavat osat: aloitus, jossa mainitaan vastaanottaja ja asiakirjan tarkoitus, yksityiskohtainen osio, jossa tuodaan esiin asiaankuuluvat seikat ja yhteenveto, jossa otetaan huomioon saavutetut tulokset tai pyydetään toimintaa.
Saatekirjeen tyylin tulisi olla yhdenmukainen pääasiakirjan tyylin kanssa, ja sen pitäisi olla helppolukuinen ja ammattimainen.
Mitä sisällyttää saatekirjeeseen
Saatekirjeen tulee olla yksilöllinen ja sen pitäisi sisältää informaatio, joka on nimenomaan kyseistä tilannetta tai yritystä ajatellen tärkeää. Esimerkiksi, se voi sisältää maininnan siitä, mikä sinussa ja osaamisessasi kiinnostaisi mahdollisesti juuri kyseisen yrityksen.
Saatekirjettä ei tulisi kopioida suoraan netistä, vaan se vaatii aina henkilökohtaista panostusta. Merkittäviä ovat myös erinomainen kielenkäyttö, asiallinen asenne ja positiivisuus.
Saatekirje työnhaussa: käytännön vinkit
Käytännössä, työnhaussa saatekirjeen tulisi selittää, miksi haluat juuri kyseisen tehtävän ja yrityksen, sekä mitä arvoa juuri sinä voisit saada aikaan yrityksessä. Saatekirje ei saisi toistaa suoraan ansioluetteloa, vaan täydentää sitä.
Saatekirjeessä voidaan myös esittää, miten sinun taitosi ja kokemuksesi sopivat yrityksen tarpeisiin ja ilmoitettuihin tehtävän vaatimuksiin.
Saatekirje liiketoiminnassa
Liiketoiminnassa, saatekirjeen tärkein tehtävä on välittää viestisi selkeästi ja ymmärrettävästi vastaanottajalle. Sen avulla voit tehdä tarjouksen tai esittelyn tuotteestasi tai palvelustasi järisyttäväksi ja houkuttelevaksi.
Saatekirje kannattaa aloittaa kiinnostuksen herättävällä otsikolla ja jatkaa tietoa antavalla, mutta tiiviillä tekstillä. Loppuun on hyvä liittää yhteystiedot ja halutessasi kehotus toimintaan.
Miten saatekirje voi tehostaa kommunikaatiota
Saatekirje voi toimia tehokkaana kommunikaation välineenä niin työnhaussa kuin liiketoiminnassakin. Se tarjoaa tilaisuuden välittää persoonallista viestiä vastaanottajalle.
Yhdessä ansioluettelon tai tarjouksen kanssa lähetettynä se antaa mahdollisuuden tuoda esille näkökulmia, jotka saattavat jäädä näistä dokumenteista uupumaan.
Saatekirjeen yleisimmät virheet ja miten välttää ne
Saatekirjeissä tehdyt virheet voivat heikentää sen tehokkuutta. Yleisimpiä virheitä ovat esimerkiksi liika tietojen toistaminen, keskittyminen negatiivisiin asioihin ja epäselvä kielenkäyttö.
Välttääksesi näitä, pyri luomaan selkeä ja ytimekäs viesti, joka keskittyy positiivisiin seikkoihin ja tuo esille yksilölliset vahvuudet ja taidot.
Saatekirje: loppusanat
Hyvin laadittu saatekirje voi olla merkittävä tekijä työnhaussa tai liiketoiminnan yhteydessä. Se on mahdollisuus tehdä vaikutus vastaanottajaan ja erottautua joukosta.
Muista kuitenkin, että aina kannattaa hioa ja tarkistaa saatekirje huolellisesti ennen sen lähettämistä. Näin maksimoit sen tehokkuuden ja varmistat, että viestisi menee perille haluamallasi tavalla.
